Nikt nie jest doskonały. Kiedy żonglujesz wieloma klientami lub długą listą rzeczy do zrobienia, niektóre e-maile mogą pozostać nieotwarte w telefonie przez żenujący czas. Chociaż możesz czuć się zawstydzony, zdenerwowany lub zdenerwowany, gdy zdasz sobie sprawę z błędu, ważne jest, aby naprawić sytuację, komunikując się z osobą zaangażowaną w przepraszającą spóźnioną odpowiedź e-mail.
Jeśli komunikacja pisemna nie jest Twoją mocną stroną i nie potrafisz stworzyć tego e-maila, nie panikuj! Opracowaliśmy cztery szablony spóźnionych odpowiedzi e-mail dla różnych sytuacji, dzięki czemu możesz mieć podstawę do tego, jak odpowiedzieć ze szczerymi przeprosinami i zaplanować wspólne działanie.
Podstawy
Bez względu na powód napisania spóźnionej odpowiedzi na e-mail, istnieje kilka nakazów i zakazów dotyczących tworzenia tej wiadomości.
- Zapamiętaj wszystkie właściwe elementy profesjonalnej komunikacji. Celem tego e-maila jest przeprosiny i pokazanie, że nadal jesteś profesjonalistą, z którym warto pracować. Miej bezpośredni, konkretny temat, zacznij od profesjonalnego zwrotu grzecznościowego, zawsze sprawdzaj, unikaj przypadkowego slangu, zachowaj profesjonalny ton i zakończ podpisem końcowym. Kiedy masz opóźnioną odpowiedź, możesz wyglądać na niezorganizowanego i nieprofesjonalnego. Walcz z tym pojęciem za pomocą dobrze skonstruowanej, przemyślanej notatki, która trzyma się wszystkie profesjonalne standardy komunikacji elektronicznej .
- Zaakceptuj winę tam, gdzie jest winna. Bez względu na przyczynę spóźnionego e-maila – czy była to osobista sytuacja awaryjna, czy po prostu zupełnie zapomniałeś – przeproś szczerze za opóźnienie. Zaakceptowanie tej winy pokaże, że bierzesz odpowiedzialność za swoją pracę, a nie tylko zrzucasz winę na kogoś innego.
- Bądź otwarty i szczery. Jeśli czujesz się komfortowo, możesz podać przyczynę opóźnienia. Nie wchodź w zbyt wiele osobistych szczegółów; zamiast mówić, że u twojej matki zdiagnozowano raka, po prostu powiedz, że otrzymałeś złe wieści o członku rodziny i byłeś zajęty pomaganiem mu w tym trudnym czasie. Każdy może odnieść się do tego, że w życiu rzeczy się dzieją. Dając mały wgląd w swoje życie, bez zbytniego ujawniania, może dać im wyobrażenie o tym, przez co przechodzisz, a oni lepiej zrozumieją, skąd pochodzisz.
- Nie bądź zbyt emocjonalny. Chociaż ważne jest, aby być szczerym wobec klienta, ponieważ może to wzmocnić zaufanie, istnieje różnica między uczciwością a TMI. Bez względu na to, przez co przechodzisz, profesjonalna komunikacja nie jest miejscem na rozładowywanie swoich problemów. Zachowaj dopracowaną odpowiedź i usuń niepotrzebne szczegóły. Możesz powiedzieć, że doświadczyłeś straty, ale nie podawaj nic więcej.
- Opisz swoje kolejne kroki w tym, co planujesz zrobić w przyszłości. Co najważniejsze, załataj ten błąd w komunikacji ze swoim szczegółowym planem, w jaki sposób zamierzasz posunąć projekt do przodu teraz, gdy jesteś nadrobiony. Poinformuj ich, jakie są Twoje kroki, czego od nich potrzebujesz i jak oboje możecie współpracować, aby przyspieszyć każdy projekt, nad którym pracujesz.
Otwarta i szczera komunikacja może rozwiązać prawie każdy problem. Dobrze sformułowany e-mail może pomóc Ci wrócić na ścieżkę naprawy tej relacji zawodowej.
Szablony późnych odpowiedzi e-mail
1. Kiedy po prostu zapomniałeś odpowiedzieć
Wszyscy jesteśmy tego winni; otwierasz maila, odpowiadasz w głowie, zanotuj w pamięci, aby odpowiedzieć później , a potem… nigdy nie odpowiadasz. Zanim sobie przypomnisz, zostawiasz je wiszące na tydzień lub dłużej.
jak napisać opowiadanie fantasy
Jak więc skonstruować odpowiedź, żeby nie wyglądać na kompletnie nieprofesjonalną i niezorganizowaną?
Odbiorca -
Bardzo przepraszam, że odesłałem teraz tylko twój e-mail. Przeczytałem Twój e-mail wkrótce po tym, jak go wysłałeś i chciałem odpowiedzieć tego wieczoru. Ponieważ wszystko się działo, zgubiło się w tasowaniu i mam nadzieję, że wybaczycie mi tak spóźnioną odpowiedź.
Gdy przeprosisz, możesz nadal odpowiadać na ich e-mail.
2. Kiedy przegapiłeś termin realizacji projektu
Czasami powolna odpowiedź na e-mail może skutkować przekroczeniem terminu. W takim przypadku musisz nie tylko przeprosić, ale także współpracować z klientem, aby opracować zmienioną oś czasu, która będzie pasować do obu Twoich potrzeb. Oferowanie rozwiązań i sugestii z Twojej strony pokaże, że jesteś przygotowany do rozwiązywania problemów i dostosowywania się.
Odbiorca -
Z przykrością informuję, że nie mam jeszcze ukończonej tej części projektu i nie dotrzymałem terminu. Miałem osobiste wydarzenie, które wpłynęło na moją dostępność [lub] Z powodu nieprzewidzianych komplikacji ta konkretna część zadania trwała dłużej niż wcześniej przydzielono mi na naszej osi czasu. Przepraszam za wszelkie komplikacje, jakie może to spowodować po twojej stronie. Wierzę, że z pełnym zaangażowaniem uda mi się do tego czasu zakończyć tę część projektu. Aby wrócić na właściwe tory i dotrzymać kolejnego terminu, sugeruję, abyśmy zaprosili tę osobę, aby pomogła nam dokończyć projekt.
Wykorzystaj ten błąd, aby zrozumieć swoje umiejętności zarządzania czasem i przewidzieć w przyszłości, czy nie dotrzymasz terminu. Czasami życie się zdarza i coś wymyśla, ale jeśli możesz powiedzieć komuś przed przekroczonym terminem, że możesz potrzebować przedłużenia, może szybciej przetasować rzeczy po swojej stronie, abyś mógł wspólnie pracować nad rozwiązaniem.
czy można zastąpić maślankę mlekiem pełnym?
3. Kiedy wracasz z czasu wolnego
Zawsze, gdy będziesz poza biurem przez kilka dni, dobrze jest ustawić automatyczną odpowiedź, która szczegółowo określa, kiedy wrócisz, jak można się z Tobą skontaktować w nagłych wypadkach i z kim można się skontaktować w w międzyczasie na szybką odpowiedź. Jeśli jednak nieoczekiwanie wyszedłeś lub po prostu zapomniałeś, oto dobry sposób na odpowiedź na pilne wiadomości znajdujące się w Twojej skrzynce odbiorczej.
Odbiorca -
Dziękuję bardzo za wiadomość e-mail! Przepraszam za opóźnienie w odpowiedzi. Nie było mnie w biurze od [tej daty] do dzisiejszego ranka zajmuję się sprawami osobistymi, ale teraz jestem dostępny i chętnie odpowiem na Twoje pytanie.
Możesz podać dokładniejszy powód swojej nieobecności, jeśli jesteś blisko klienta, ale możesz pozostać tak niejasny, jak to konieczne, abyś czuł się komfortowo.
Po tym otwarciu możesz podać wszelkie wymagane informacje, których potrzebuje Twój klient.
4. Kiedy nie możesz już spełnić warunków projektu
Zdarzają się sytuacje awaryjne. Członkowie rodziny bardzo chorują, umiera ktoś bliski, ulegasz wypadkowi i zostajesz zamknięty w szpitalu. Czasami życie staje na przeszkodzie pracy i po prostu nie możesz ukończyć projektu, który obiecałeś zakończyć.
Kiedy spóźniasz się z odpowiadaniem na e-mail i musisz im powiedzieć, że nie możesz już dłużej podejmować się projektu, wdzięczne podejście do tematu i oferowanie rozwiązań, w których możesz, jest kluczowe.
Oto przykładowy e-mail, który możesz dostosować, aby wyjaśnić swoją sytuację.
Odbiorca -
hierarchia potrzeb Maslowa definicja psychologiiNiedawno doświadczyłem druzgocącego wydarzenia w moim życiu osobistym, które znacząco wpłynęło na moją zdolność do pracy. W związku z tym wydarzeniem nie będę już w stanie odpowiednio dokończyć Twojego projektu. W dającej się przewidzieć przyszłości postanowiłem wziąć wolne, aby pomóc mojej rodzinie i nie będę w stanie ukończyć twojegoprojekt.
W moim miejscu gorąco polecam tę osobę do przejęcia pracy. Wypełniłem je w szczegółach twojego projektu i skopiowałem je na ten e-mail, abyście mogli zacząć rozmawiać o kolejnych krokach potrzebnych w projekcie. Ta osoba ma duże doświadczenie w tej dziedzinie i myślę, że praca z nią sprawi Ci wiele przyjemności.
Kopiuj nowa osoba, którą polecasz do przejęcia pracy w e-mailu, aby Twój klient mógł natychmiast rozpocząć z nim współpracę. Pomoże to wszystkim rozpocząć jak najszybsze podjęcie projektu, w którym skończyłeś.
Ilość pracy, którą będziesz musiał wykonać podczas przejścia projektu, będzie w dużej mierze zależeć od rodzaju wykonywanej pracy. Jeśli byłeś niezależnym filmowcem i nie możesz już relacjonować wydarzenia, możesz po prostu poinformować nowego freelancera o szczegółach wydarzenia i oczekiwaniach klienta, aby mógł przejąć sesję od tego momentu. Jeśli przenosisz projekt do innej osoby w swojej firmie, miejmy nadzieję, że zna ona Twój opis stanowiska i klienta, którego na razie przejmują.
Zachowaj uczciwą odpowiedź na późny e-mail
Nawet jeśli odpowiedź zajęła Ci kilka dni, najważniejszą rzeczą, jaką możesz zrobić, aby uratować związek, jest otwartość i szczerość w komunikacji. Ludzie cenią uczciwość, a szczere przeprosiny za opóźnienie wysyłają mocny komunikat, że jesteś gotowy naprawić swoje błędy.
W przyszłości postaraj się pamiętać, że krótka odpowiedź jest lepsza niż cisza. Jeśli nie masz czasu na wysłanie pełnej odpowiedzi, wyślij krótką wiadomość e-mail z informacją, że otrzymałeś wiadomość i czekaj na szczegółową rozmowę z nimi wkrótce. Następnie skonfiguruj przypomnienie w telefonie, aby poprosić o odpowiedź, gdy będziesz mieć więcej czasu. Wiedząc, że nie zostały zapomniane, ale jesteś w trakcie zajmowania się czymś innym, wysyła wiadomość, że Ci zależy. Nie odkładaj odpowiedzi; poświęcenie tylko chwili na wysłanie krótkiej wiadomości może mieć ogromne znaczenie.
