Zarządzanie listą projektów dla interesariuszy, którzy uważają, że ich projekty zasługują na Twoją pełną uwagę, może być przytłaczające. Jeśli Twoim obowiązkiem jest ustalenie, co jest priorytetem i co powinno nastąpić dalej w szeregu pozornie krytycznych projektów, należy wziąć pod uwagę cztery czynniki: pilność, koszty, nieprzewidziane wydarzenia oraz zasoby i alternatywy.
Pilna sprawa
Pilność powinna być głównym czynnikiem przy podejmowaniu decyzji, który projekt należy rozwiązać w pierwszej kolejności, ale najpierw należy zdefiniować pilność. Jakie są korzyści i czynniki ryzyka? Jaki jest koszt bezczynności? Jeśli koszt niewykonania projektu jest szkodliwy dla firmy, jedyną alternatywą może być kontynuowanie. Odpowiednio przydziel swoje zasoby i określ czas, jaki będzie potrzebny na ukończenie tych priorytetowych projektów.
Koszt
Co się dzieje, gdy koszt jest głównym czynnikiem? Korzystanie z narzędzia do zarządzania projektami może pomóc w określeniu, ile będzie kosztował projekt, ale nie zapomnij porównać tej liczby z kosztami niewykonania projektu. (Zawsze istnieje koszt niewykonania.) Następnie będziesz chciał określić, które projekty można ukończyć w jak najkrótszym czasie. Narzędzia, których można użyć do podjęcia tych decyzji, obejmują kalkulację kosztów działań, szacowanie analogiczne, szacowanie parametryczne i szacowanie trzypunktowe, takie jak PERT (technika oceny i przeglądu programu).
co sprawia, że reklama telewizyjna jest dobra?
Nieprzewidziane wydarzenia
Po udzieleniu odpowiedzi na pytania dotyczące pilności i kosztów należy przeanalizować, w jaki sposób nieprzewidziane zdarzenia mogą wpłynąć na aktywne projekty. Czy planowane są nadchodzące zmiany zasad lub programu? Czy coś się zmieniło od czasu dodania projektu do kolejki? Jeśli tak, czy którykolwiek z tych scenariuszy zmieni pilność lub koszt Twoich projektów? To wszystkie pytania, na które należy odpowiedzieć podczas przeglądania otwartych projektów.
Zasoby i alternatywy
Wykres aktywności ze strzałką może pomóc w określeniu projektów, które mogą być połączone. Uzyskanie wglądu w powiązania pozwala na właściwe przydzielenie zasobów, a nawet przypisanie projektów w oparciu o specjalizację. Może to zwolnić inne zasoby, które można przydzielić do niepowiązanych projektów, co pomaga zmniejszyć wąskie gardła projektów w kolejce. Ponadto przeprowadzenie analizy ścieżki krytycznej ułatwia mapowanie każdego niezbędnego zadania wymaganego do ukończenia projektu. Odkrywa to również obszary projektu, które mogą być zależne od innych. Następnie sprawdź, czy istnieją alternatywy dla ukończenia projektu zgodnie z pierwotnym układem. W razie wątpliwości — i jeśli nie masz przepustowości, aby przeprowadzić te analizy — poproś o pomoc kierownika projektu.
Przemyśl wszystkie wymienione powyżej czynniki, a następnie rozważ koszt outsourcingu do wykwalifikowanego kierownika projektu, który jest wyszkolony w podejmowaniu takich decyzji. Może się to wydawać kosztowne, ale kręcenie się kołami i utknięcie z powodu bezczynności może mieć wyższą cenę. Kosztowne jest również ryzyko straconych szans.
jak opublikować swoje opowiadanie
Umieszczenie Twojej organizacji w najlepszej pozycji, aby zachować sprawność i produktywność nigdy nie było bardziej krytyczne. Podejmując decyzje dotyczące planowania projektu i zarządzania, upewnij się, że nie nosisz klapek na oczach i rozważaj każdą perspektywę w posuwaniu się naprzód z pracą.
